民間事業者が行わなければいけないマイナンバーの対応

マイナンバーへの対応は行政だけがするものだと思い込んではいませんか？

たしかに、現時点ではマイナンバーの適用範囲は公的手続きだけに限られています。しかし、それは民間事業者が何もしなくていいという意味にはなりません。なぜなら、民間企業は従業員のかわりに多くの公的手続きを代行しているからです。

ここでは、民間事業者が今後行わなくてはならないマイナンバーへの対応について、くわしく解説いたします。

1. 民間事業者が負う2つの業務

平成28年1月より、マイナンバー制度の運用がスタートします。マイナンバーの利用範囲は法令で制限されていますが、その適用対象には、社会保障関係や税金関係の事務手続きも含まれています。

これらは、民間事業者にとっても無関係ではありません。従業員の源泉徴収を行ったり被保険者資格の申請を行うのは、事業者だからです。

従業員や扶養家族のマイナンバーを取得する義務

マイナンバー開始以降、社会保険関係の書類や税金関係の書類は様式が変更され、マイナンバーを記入する欄ができます。つまり、事業者がそこに従業員やその扶養家族のマイナンバーを記入した上で提出しなければならないということです。

マイナンバーの管理をする義務

マイナンバーは貴重な個人情報です。そのため、従業員から取得した番号は厳密に管理しなければならなくなります。

2. マイナンバーの民間事業者の対応

このように、マイナンバーが導入されることによって、民間企業の取り扱う事務は増えます。従業員が数人しかいない小規模な企業であれば影響は最小限で済みますが、これが数百人もの従業員を抱えている企業となると事情は変わってきます。

マイナンバー開始に伴う影響にはどのようなものがあるのでしょうか？

マイナンバーへの理解とルールづくり

まず、民間事業者はマイナンバー制度について理解を深めなければいけません。その上で、大事な個人情報を取り扱うためのルールを決める必要があります。

具体的には、

• マイナンバーを取り扱う対象が何であるか明確にすること
• 実務担当者を明確にし、それ以外の人間に扱わせないよう徹底すること
• 従業員に対しマイナンバー提供の必要を通知すること

が求められます。

システム面の整備や改修

大量の個人情報を扱う場合には、現在の事務システムを抜本的に変更しなければならないこともあるでしょう。

また、マイナンバーの取り扱いについては厳重な安全措置をとることが求められています。物理的な面からも技術的な面からも、マイナンバーの漏洩を防げるようなセキュリティ対策が必要となります。

実務担当者への研修

たとえ社長が完璧に理解していたとしても、実務担当者の理解が不十分だとしたらどうにもなりません。マイナンバーの取り扱いをはじめる前に、担当者への研修を徹底しなければいけません。

3. マイナンバーが民間企業に与える影響

以上のように、民間企業といえどもこれだけの対応をしなければいけません。従業員の多い企業であればマイナンバー対応のために人員を割くこともできるかもしれませんが、小規模な企業の場合は対応が難しい面もあるでしょう。

ほかにも、次のような二次的な影響が考えられます。

通常業務に支障が出る可能性

マイナンバーの開始は平成28年1月です。もう1年も猶予がない中で多くの対応をしなければいけないわけですから、そこに割かれる時間やコストは小さくありません。通常業務に支障が出ることもあるかもしれません。

システム整備のために本業が疎かになるのでは本末転倒ですが、対応は義務ですから、徹底して行わなければいけません。

情報が漏洩した場合には重い罰則がある

法律によって一方的に事務が増やされたにもかかわらず、それらの情報を漏洩した際には重い罰則規定が待っています。企業側からするとリスクばかりの仕組みだといえるかもしれません。

まとめ

マイナンバー制度は、開始まであと1年もないにもかかわらず、国民への周知がまだ不十分です。民間企業にも非常に多くの影響が出るわけですが、対応についていまだに知らないという事業者も少なくないことでしょう。

制度開始が性急すぎることに批判の声も挙がっていますが、すでに決定してしまっているものには従うしかありません。直前になって対応しようとしても戸惑ってしまうでしょうから、できるだけ早めにマイナンバーへの対応に着手したいものです。