マイナンバーの対策、管理ならマイナンバー推進協議会

企業

中小企業にも関係。マイナンバー制度とはなにか?

企業の取引

2016年1月1日よりマイナンバー制度(社会保障・税番号制度)が実施されます。それに伴い、2015年10月には住民票のあるすべての方にマイナンバーが通知されます。

企業では、税と社会保険の関係の手続き上、マイナンバーの記載が必要となる事から、企業としても実務上マイナンバーの対応が必要不可欠となります。一方で、このマイナンバーはこれまでの個人情報と違って、その取扱いに関してマイナンバー法で非常に厳しい制限が定められており、マイナンバーの情報漏えいや利用違反については、非常に重い法定刑が科せられることになっています。

マイナンバーステーション

マイナンバー制度開始の目的

マイナンバーは、国民ひとりひとりに個人番号を付与することで、行政手続きがスムーズになることが期待されています。

行政手続きがスムーズになるということにおいて、3つのメリットが考えられます。

マイナンバーの3つのメリット

1. 行政手続きが便利になる

今まで年金の手続きや福祉に関する手続きをする際は、事前に様々な書類を取得しなければいけませんでした。しかし、マイナンバー制度が導入されることによって、書類の添付が不要となるため、面倒な手続きが簡単になります。

2. 役所など各機関での作業が効率化される

マイナンバーを用いることで、各公的機関で情報が共有されるため、今までそれぞれで生じていた作業が省かれ、スムーズな手続きが可能となります。

3. 適正かつ公平な社会になる

マイナンバー制度によって共有された情報をもとに、国民一人一人の所得の把握が可能となり、個人への課税がさらに適正かつ公平となります。また年金の不正受給を防止することにもつながるといわれています。

 

マイナンバーの仕組み

マイナンバーは住民票をもつすべての国民に対し、付与されます。ここで付与されるのは「マイナンバー(個人番号)」です。

中小企業の皆様には、それとは別の「法人番号」も付与されます。

マイナンバーの利用範囲

マイナンバーは、税・社会保障・災害対策の3つでまず利用が始まります。企業に直接関係するのは、税と社会保障の分野です。

従業員の社会保険の手続きや税の手続き時にマイナンバーの記載が必要になるということです。具体的には、「厚生年金保険の被保険者取得届の作成」や「健康保険被保険者資格届の作成」、「雇用保険被保険者資格取得届の作成」、「源泉徴収票の作成」などがあげられます。

 

企業のマイナンバーの取扱いにおける危険性や負担

企業は、マイナンバーの取り扱いについて社員や取引先からの取得方法や、管理・廃棄などのルールなど、その運用の具体的な取り決めを行うことが求められています。企業としてマイナンバーへの対応の準備を進めていくことが急務であります。それに伴い以下の危険性や負担が増加します。

1.情報漏えいの危険性が高まる

マイナンバーの取得時や提供時に、電子メール、ファックスや郵送などを利用すると、情報が分散し管理工数がかかるだけではなく誤送信や紛失による情報漏えいリスクが高まります。

2.企業がやるべき業務の負担が増加

マイナンバーは、2016年1月から社会保障や税の様々な手続きに使用します。問題なのは、取扱関係者はその利用記録をすべて残さなければならないという点です。また手続きを委託した場合、企業はその手続きを委託する士業の管理監督の必要があります。同制度による業務負担の増加は避けられません。

3.不正利用の危険性が高まる

もしもマイナンバーを管理しているPCや鉄庫をいつでも誰でも簡単に利用できる環境があるとしたら、不正利用の危険性を避けられません。内閣府のガイドラインでは、取扱責任者や担当者の選任が義務付けられ、使用する情報システムへアクセス制御やアクセス者の識別・認証を求めています。

上記のように、より具体的な作業を行う企業担当者は源泉徴収票などの所得税関連の書類や、算定基礎届けなど社会保険関連の書類で、役所に提出するものにマイナンバーを記載しなければならなくなるため、社内の書類フローの見直しや、帳票類などの改変、システムの改変などが必要となります。

また、マイナンバーは、われわれ一人ひとりを特定できるような非常に機密性の高い情報のため、プライバシー保護に関して、行政、民間を問わず番号の管理や利用は様々な制約を受けます。そして企業がマイナンバーを利用する場合は、取得から破棄に至るまで厳格な管理が必要となるため、相応の社員教育や、情報セキュリティへの対策が必要となってくるでしょう。

まとめ

マイナンバー制度は、企業にとって負担が純粋に増える制度といえます。帳票を扱う総務・経理部門だけでなく、システム部門やコンプライアンスに関わる部門など、幅広い部門に影響が及ぶことが想定されます。

マイナンバー制度の導入まで、まだ時間があるので、まずは、どういった業務や書類がマイナンバーの記載対象になるか整理が必要です。

上記でご説明したとおり、大きく分けて、税務分野(税務署等に提出する各種調書・届出類)と社会保障分野(健康保険、雇用保険、年金等)の2分野の書類に、マイナンバーの記載が必要となります。

ほとんどの書類が平成28年1月以降、マイナンバーを記載する新書式での提出に切り替わっていきますので、一度自社の現状を振り返り、新旧いずれの書類で準備し、自社の決算期や状況に応じて早めに税理士、社労士などの専門家に相談することをおすすめいたします。

マイナンバーステーション

関連記事

社労士コラム
実際に「マイナンバー」に触れてみてわかったこと【社労士コラム】

皆様の反応 特に“制度”について 顧みれば、昨年の5月頃からマイナンバーに関する …

125ed41f308a2e74a56235ca9271dd65_s
マイナンバー 被災時の目的外利用について【社労士コラム】

マイナンバー 被災時の目的外利用について 熊本、大分を中心とした地震発生からまも …

マイナンバーの手続き
会社で従業員扶養家族分のマイナンバーを集める際の注意点

マイナンバー制度がスタートすると、民間企業も多くの個人情報を取り扱わなければいけ …

マイナンバーを案内する社労士
改めて考えるマイナンバーの安全管理体制と現状!【社労士コラム】

昨年は「マイナンバー、マイナンバー・・・」と日本全土が盛り上がり、設備投資をはじ …

名称未設定-2
報酬を支払う方への準備について【社労士コラム】

マイナンバーは、給料を支払う従業員だけでなく、報酬を支払う人も対象になってきます …

事前収集した書類
企業のマイナンバーの事前収集について

マイナンバー制度がスタートすると、民間企業の事務処理にもいくつかの変化が出てきま …

マイナンバー法人番号
マイナンバーの法人番号とは?個人番号との違い

マイナンバー制度の開始まで半年をきりました。2015年10月に番号の通知を控え、 …

マイナンバーの数字
「マイナンバー」の活躍や如何に…【社労士コラム】

1.はじめに この度の地震により被災された皆様に、心からお見舞いを申し上げます。 …

マイナンバーを確認する女性
企業担当者が知っておきたいマイナンバー取り扱いの4つのポイント

平成28年1月より、マイナンバー制度の本格的な運用がはじまります。マイナンバーを …

マイナンバーの不正
マイナンバーによって明るみになる企業の不正とは

平成28年1月、いよいよマイナンバー制度がはじまります。マイナンバーの導入によっ …

add

add
マイナンバー対策事務局