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マイナンバーの管理方法は今までとは違う?企業の対策と運用のポイント

ポイントを示す手

マイナンバーの運用がはじまると、民間企業は従業員やその扶養家族のマイナンバーを取り扱う必要が出てきます。今までとは手続きも書類の様式も変わりますので、企業はさまざまな対応をしなければなりません。

中でも気になるのは、安全管理対策ではないでしょうか。マイナンバーはあらゆる個人情報のかたまりですから、その取り扱いには慎重さが求められます。もし漏洩して悪用されるようなことがあっては従業員に大きな損失を与えてしまうことになりますし、企業としての信頼にも関わってくるでしょう。

ここでは、企業がとるべきマイナンバーの管理対策と運用のポイントについて解説いたします。

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1. マイナンバーの管理方法

企業が行政機関等に提出する書類はたくさんありますが、マイナンバー制度がスタートすると、税務関係や社会保障関係の書類には必ず当該従業員のマイナンバーを記載しなければなりません。

また、従業員以外についても、株主への配当や個人事業主に外注した際の支払調書などにもマイナンバーの記載が必要です。つまり、お金のやりとりがあった相手のマイナンバーは原則的に全部取得しなければいけないということです。

これだけ多くのマイナンバーを取り扱うからには、今後は企業側の管理方法の見直しを問われるようになるでしょう

組織全体としてのセキュリティ対策が問われる

もっとも、安全管理をしろといわれても、今までに存在しなかった制度への対策を考えるのは簡単なことではないでしょう。

そこで、民間事業者のマイナンバー取り扱いに関しては、特定個人情報保護委員会によってガイドラインが策定されています。

このガイドラインでは、「基本方針の策定」、「取扱規程等の策定」という2種類のルールづくりと、「組織的安全管理措置」、「人的安全措置」、「物理的な安全管理措置」、「技術的安全管理措置」の4種類の管理対策を講じることが求められています。

それでは、これらの対策は具体的にどういったことをすればよいのでしょうか? 次節以降でより詳しく見ていきましょう。

2. まずは企業としてのルールを明確にしておくこと

事業者向けのガイドラインに示されているとおり、企業にはマイナンバー運用にあたって「基本方針の策定」と「取扱規程等の策定」という2種類のルールづくりが推奨されています。このルールづくりをきちんと事前に行っておくことが、マイナンバー運用の大きなポイントとなります。

マイナンバーの「基本方針の策定」とは?

基本方針の策定は、義務づけられているものではありません。ただし、しっかりと方針を明確にしておくことで実際の運用がスムーズになりますので、ごく小規模の企業以外はなるべく策定しておくようにしましょう。

基本方針では、マイナンバーを取り扱う上での基本理念や法令遵守、安全管理についての方針を定めておきます。これによって、従業員に制度を周知しやすくなりますし、実務担当者への研修もやりやすくなるでしょう。

マイナンバーの「取扱規定等の策定」とは?

取扱規程等の策定とは、簡単にいえばマニュアル等を作成する義務のことです。いくら経営者がマイナンバーについて深く理解していたとしても、実務担当者がよくわかっていないのでは意味がありません。

源泉徴収票などの書類を作成する際にどのようにマイナンバーを取り扱うのか、具体的な手順や方法をわかりやすく示しておくことで、正確かつ効率的な事務を行うことができるようになるでしょう。

3. 安全管理措置(4種類)を徹底しなければいけない

マイナンバー取り扱いに関するガイドラインでは、具体的な安全管理措置についても指示されています。これらの措置は、情報漏洩の要因ごとに大きく分けて4種類に分類できます。

マイナンバーの「組織的安全管理措置」とは?

組織的安全措置とは、組織全体で取り組まなければいけない管理対策のことです。具体的には、個人情報の管理体制を整えることが挙げられます。

まずは、マイナンバーを取り扱う担当者を明確にすること。そして、それ以外の従業員が関わることのできないような仕組みをあらかじめ作っておくことが求められます。

マイナンバーの「人的安全管理措置」とは?

人的安全管理措置とは、人的ミスによる情報漏洩やデータの損失を未然に防ぐための措置のことを指します。

具体的にいえば、マイナンバーの取り扱い担当者への教育を徹底し、企業がしっかりと監督しなければならないということです。研修を強化することが求められます。

マイナンバーの「物理的安全管理措置」とは?

物理的安全管理措置とは、情報漏洩のリスクを物理的に軽減しようという措置のことです。

たとえば、マイナンバー関連の事務を行う部屋を隔離するとか、関連書類を鍵付きの場所に保管するとか、座席の配置を工夫するといった対策が考えられます。おもに内部からの漏洩を防ぐための対策だといえるでしょう。

マイナンバーの「技術的安全管理措置」とは?

技術的安全管理措置とは、技術的な側面からセキュリティ対策を強化する措置のことをいいます。

具体的には、アクセス権限を担当者のみに限定するようなシステムを構築したり、外部からの不正アクセスの予防策を講じたり、ウイルス対策を強化することなどが挙げられます。こちらはおもに外部からの漏洩を防ぐための対策となっています。

まとめ

ここまで見てきたように、マイナンバーを取り扱う上での企業管理対策は多岐に渡ります。ソフトとハード両面での対策を綿密に練らなければなりません。これらは平成28年以降、企業にとって欠かせない義務になりますので、しっかりと理解しておきたいものです。

特に、システム面の対策や担当者の研修などは、マイナンバー開始直前になってから慌てて着手したのでは間に合わない可能性が高いですから、今のうちから少しずつ準備を進めておくことでスムーズな運用になります。

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