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会社で従業員扶養家族分のマイナンバーを集める際の注意点

マイナンバーの手続き

マイナンバー制度がスタートすると、民間企業も多くの個人情報を取り扱わなければいけなくなります。マイナンバーの目的は、一意の番号で個人を管理することで、社会保障や税金関連の手続きを簡略化しスムーズにすることだからです。

ただし、取り扱うのは、従業員のマイナンバーだけではありません。社会保険料や納税額は、本人の所得だけで決定するものではないからです。そう、こういった手続きを滞りなく進めるためには、扶養家族の有無や人数が関係してきます。

ここでは、会社内で従業員の扶養家族のマイナンバーを収集する際の注意点を解説いたします。

漫画で分かるマイナンバー

1. マイナンバー情報取得の範囲

マイナンバーは、法律や条令で定められた用途にしか利用できないことになっています。正当な理由があれば従業員やその家族のマイナンバーを取得することが認められていますが、必要のない情報まで取得しようとするとこれはルール違反になります。

社会保障・税金・災害対策への利用が認められている

今後マイナンバーの適用範囲は順次拡大が検討されていますが、平成28年1月に運用スタートの時点では、社会保障分野と税金分野と災害対策分野という3種類の用途しか認められていません。

企業には、従業員にかわって社会保障関係の申請手続きや源泉徴収などを行う義務がありますので、これらの目的のために従業員本人のマイナンバーを取得することは問題ありません。

それでは、家族についてはどうなのでしょうか?

扶養家族以外の家族についてはNG

従業員の扶養家族については、所得税や住民税の控除額や社会保険料の算出に影響があります。書類には扶養家族のことを記入する欄もありますから、該当する家族のマイナンバーを取得することは正当な利用だといえるでしょう。

一方で、扶養扱いでない家族の情報までを会社が取得していい理由はありません。

 

2. マイナンバーと本人確認

マイナンバーの利用に当たって最も懸念されるのは、第三者による「なりすまし」です。マイナンバーには重要な個人情報がたくさん紐付けされていますから、他人がなりすますようなことがあれば、プライバシーが脅かされる心配もありますし行政の側としても情報の管理が不十分になってしまいます。

いわば、なりすましはマイナンバー制度の根幹に関わる問題なのです。

そこで、日本のマイナンバー制度では必ず「番号確認+身元確認」という二重のチェックによる本人確認が徹底されます。番号だけでの本人確認はしないというルールになっています。

本人確認は厳格に行う

本人確認はどこまでも慎重に実行することが望ましいです。戸籍謄本や運転免許証など、複数の本人確認書類を必ず提出してもらうようにしましょう。

個人番号カードに限っては1枚でOK

ただし、マイナンバーの個人番号カードだけは例外です。個人番号カードにはマイナンバーも顔写真も氏名も生年月日もすべて記載されていますので、身分証明書としての必要十分条件をこれ1枚だけで満たしてくれます。

 

3. 従業員の扶養家族と本人確認

従業員の扶養家族についても、マイナンバーを取得する以上は本人確認が欠かせません。特に扶養家族というのは、なりすましをされると税収や各種手当てにかかる費用が変わってくるものですから、行政の側としては最も厳重に確認をとりたい部分だといえるでしょう。

ただし、扶養家族の場合には利用目的によってその方法や確認を行う担当者が異なってくることに注意が必要です。

所得税の年末調整の際は従業員本人が行う

所得税の年末調整は、従業員自らの手によって書類が作成され、申請されるものです。そのため、扶養家族の個人情報は従業員自身によって提供されます。ということは、手続き上は利用目的の通知や本人確認の義務は従業員本人が負うことになります。

会社がわざわざ扶養家族の本人確認をする必要はありません。

国民年金の第3号被保険者届出は、会社が確認する

これに対し、社会保障関連の申請は、あくまでも会社が行政に対して行うものです。そのため、扶養家族の本人確認は、会社に義務があるという形になります。

もっとも、必ずしも会社が逐一本人確認書類をチェックしなければいけないというわけではありません。従業員本人に「確認を委託する」という手続きをとることは問題ありませんので、実務上は年末調整の場合と同様に扱うことも可能です。

 

まとめ

会社にとって、マイナンバーの取得や管理は小さくない負担となります。まして、従業員自身のみならずその扶養家族の個人情報までとなると、その取り扱いにはより慎重にならざるを得ないでしょう。

ですが、相手が誰であれ、実は基本的な部分は変わりません。

  • 利用目的を事前に通知すること
  • 目的外での利用をしないこと
  • 本人確認を徹底すること

この3点をしっかりと徹底することができれば、それ以外は従業員のマイナンバーに準じた扱いをしても問題ありません。

マイナンバーステーション

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