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企業担当者が押さえるべきマイナンバー導入手引き

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マイナンバー制度が開始することによって、市民の生活は大きく変化することになります。システムも変わりますし、さまざまな手続きも変わります。

すると当然ながら、行政や個人も多くの対応をしなければならないわけですが、実は最も大きな影響を受けるのは企業かもしれません。小規模の事業所であれば対応は簡単かもしれませんが、多くの従業員を抱える企業の場合にはシステムの変更にも膨大な手間とコストがかかることでしょう。

ここでは、マイナンバーの開始に備えて企業の担当者が最低限押さえておくべきポイントを紹介いたします。

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1. マイナンバー開始までのスケジュール

マイナンバー制度は、導入の検討がはじまってから実際に法律が成立するまでに、あまり時間を要しませんでした。そのため、「いつのまに決まっていたのか知らなかった」という市民もいるかもしれません。ですが、企業担当者に限ってはそんな言い訳をしている暇はありません。

まずはマイナンバーが開始するまでのスケジュールをチェックしておきましょう。

マイナンバー法の公布

マイナンバーは、平成25年5月24日に「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(通称:マイナンバー法)が成立したことによって導入が決定しました。1週間後の5月31日に公布されると、それ以降数年間を費やして制度の構築が進められてきました。

マイナンバーの通知

実際にマイナンバーの運用がはじまるよりも一足早く、平成27年10月からマイナンバーの通知が行われます。個人番号も法人番号も同じタイミングで通知がスタートします。

個人はこの段階でマイナンバーについて知れば充分かもしれませんが、企業の場合そうはいきません。企業内でのシステム構築や担当者の教育などは一朝一夕できるものではないですから、この時期までには準備をかなり進めておきたいところです。

マイナンバー制度スタート

マイナンバーの本格的な運用は、平成28年1月1日からはじまります。企業担当者は、このときまでにマイナンバーの知識や取り扱い方法を完璧に把握しておくべきです。

 

2. 企業とマイナンバーの関わり

では、そもそも企業はどうしてマイナンバーを取り扱わなくてはならないのでしょうか。それは、マイナンバーが社会保障関連の事務や税金関連の事務に利用されるためです。

マイナンバーが導入される主な目的は、社会保障や税制をすべての国民に平等に敷くことで社会基盤の安定を図ることにあります。ですから、従業員の代わりに税金を納めたり各種申請をしたりする企業は、マイナンバーを取り扱う当事者になるのです。

企業担当者が実際に行うこと

マイナンバーがスタートしても、企業が公的機関に提出書類の種類は大きく変わるわけではありません。しかし、提出書類の様式は変わります。源泉徴収票や社会保障関連の申請書類には、いずれもマイナンバーを記入する欄ができるのです。

そのため、企業はまず、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得しなければいけません。そして、そのマイナンバーを提出書類に記載していく必要があります。

それに伴い、企業はマイナンバーを厳重に管理するためのシステムも作らなければいけませんし、個人情報を適切に扱うための教育も徹底しなければいけません。

 

3. マイナンバーの取り扱い上の注意点

企業では、これまでも従業員を社員番号などで管理していたケースが多いことでしょう。ですからマイナンバーの開始後も、同じように管理すれば大丈夫だと考えてしまっているかもしれません。

ところがこれは大きな間違いです。マイナンバーは重大な個人情報ですので、その取り扱いについては法令で厳格に定められています。

定められた目的以外での利用の禁止

マイナンバーは現在のところ、社会保障分野と税金分野と災害対策分野にしか利用できないことになっています。たとえば、個人番号が便利だからといって、従業員を管理する用途で利用してはいけないということです。

マイナンバーの収集にあたっては目的を通知する

給与所得者は勤務先にマイナンバーを提供する義務を負いますが、だからといって、有無をいわさず命令してマイナンバーを取得するということはできません。まず、事前に利用目的をはっきりと通知してからでなければ、マイナンバーの提供を求めることは禁止されているためです。

また、一度取得したマイナンバーであっても、最初に通知した以外の目的に用いる場合には、再度通知をし直す必要があります。

不要になったマイナンバーは速やかに削除すること

退職した従業員の情報は、不要になり次第速やかに削除しなければなりません。実務上、退職後もしばらくはマイナンバーが必要になる場面もあるかもしれませんが、最長でも7年後までの廃棄が法律で定められています。

 

まとめ

制度の開始まですでに1年を切っているにもかかわらず、なかなか国民への周知が進んでいないのがマイナンバー制度の現状です。しかしながら、企業はマイナンバー開始までに多くの対応を済ませておかなければなりませんから、準備をはじめるのに早すぎるということはありません。

ここまで解説してきたポイントを押さえた上で、早め早めの準備を心がけるようにすると、いざ制度の運用がはじまったときに戸惑ったり慌てたりしないで済むでしょう。

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