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マイナンバー準備体制の現状と運用の見直し【社労士コラム】

マイナンバー運用の見直し

大都市圏と地方の温度差

2016年1月よりマイナンバー制度の手続き処理の運用が始まりました。実際の施行は2015年10月から開始されてマイナンバーも順次皆さまのお手元に届き始めました。

マイナンバーの導入には各企業とも右往左往しながらやっと運用開始までたどり着いたものと思います。早くから準備している企業では1年以上も前からセミナーや講習などに参加し運用体制を構築しています。しかしながら地方においては今なおマイナンバーの運用を検討している企業も少なくありません。首都圏などの大都市圏と地方を比べると未だ温度差があることが現実です。

とはいえマイナンバー制度の運用が始まったことには違いありません。今運用を定めなければ今後問題が発生した時に対処できなくなってしまいます。まずは、今からでも運用方法を検討していくことが望まれます。

リスク回避と業務委託(BPO)

マイナンバーは、「社会保障」「税」「災害対策」の行政手続きで利用されます。その中で身近に利用される内容は、年金の取得申請や雇用保険及び社会保険などの手続きと言われています。特に雇用保険・社会保険については企業としては切っても離せないものです。

さて、マイナンバーの利用にあたってはリスクを多く含んでいます。

身近に発生すると考えられるリスクは、マイナンバーを記載した書類を申請する際の持ち出し時です。企業によっては申請書類をジュラルミンケースなどセキュリティの高いケースに入れ申請窓口まで持参する手段をとる場合もあります。しかし、その持ち出しすること自体がリスクとなります。書類を持ち出すことで紛失、盗難などリスクが発生します。リスク回避の手段の一つが業務委託です。業務委託は企業リスクを軽減することができまた、業務効率を向上させることができます。

ただし業務委託先を選定することが大切です。ポイントは、企業としての運用の体制、ISMSやプライバシーマークの認証取得や取得申請中などの一定のセキュリティが担保できている企業、法人です。

余談ですが、相談・業務委託先はマイナンバー推進協議会にご連絡ください。
本協議会に加盟している社会保険労務士は、マイナンバーに精通しているものばかりです。マイナンバーに対応した社労士の一覧からご覧になることと地域の社会保険労務士を検索できます。

また、社会保険労務士は人事に精通した専門家となります。事務所内の管理体制はもちろんのこと、申請も電子申請するなどリスクの低い手段で対応します。余談でした。

話は戻りますが、ガイドラインに沿って自社でマイナンバーを管理するには多大な手間を伴います。

ガイドラインに沿ったマイナンバーの管理手続とスキーム

【図】ガイドラインに沿ったマイナンバーの管理手続とスキーム

実際にここまで手間をかけることができません。できたとしても継続した運用は望めませんし、対応の漏れが発生する可能性があります。

実務の運用が開始された今だからこそ、PDCAサイクルを回し体制や運用の見直しをすべきです。

マイナンバーの収集は履歴管理が重要

実務運用の開始に伴い、まずはマイナンバーの収集をしなければなりません。元となるデータがなければ運用ができません。

マイナンバーの収集方法として自社で対応している企業、収集から運用まで委託している企業、収集のみ委託している企業など方法は様々ですが、共通して注意しなければならないことは、送付履歴及び授受記録を取得することです。先のマイナンバー送付にあたり日本郵便株式会社でも送付間違いがあったように、人が介入すると間違いが発生します。そのリスク管理として履歴をとることで「送付した」「送付していない」など証拠となり、企業としての管理体制も担保できます。手渡しは原則おすすめしません。なるべく自社および委託元の従業員の手に触れず書類やデータのやり取りをすることがリスクの回避となります。そのため送付履歴のとれる方法での送付をおすすめします。

委託の場合の問題として士業の絡みがある場合です。

企業として社会保険労務士と税理士とを契約し、マイナンバーを送付しようとした場合双方での送付方法に食い違いが出る場合があります。「何かの申請用紙にマイナンバーを記載して渡すだけでよい」「OCRに記載してメールで送付したらよい」など問題となる送付方法を指示される場合があります。原則としてリスクが低く、履歴のとれる手段が望ましい対応となります。

最後に、実務も始まりこれからが運用の本稼働となります。

詐欺事件や贈収賄他、制度の始まる前から問題が起こっています。問題だけでなく日々運用が改善されていく中で専門家に連絡する体制を構築することを推奨します。連絡先がなければ連絡先を作り相談体制を作っておくことが早期対応、早期解決につながります。

昨今、企業としてのリスク管理、管理体制が求められる時代となってきています。マイナンバーの導入をきっかけにし、企業としてのリスク管理及び各種管理体制を構築することを願います。


【コラム執筆者】
fukusima01マイナンバー推進協議会 会長
フクシマ社会保険労務士法人
代表社員 特定社会保険労務士 福島 省三


 
 
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