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企業のマイナンバー対応のポイントとシステム活用【社労士コラム】

マイナンバーのシステム活用

平成28年に入り、行政の対応と企業の対応の温度差からマイナンバーについては、話題も減ってきているような気がします。しかし、企業も、私たち委託者側も状況を理解し、今出来る準備を進めていかなければなりません。

企業のマイナンバー対応のポイントとシステム活用

企業は、今年中に以下のポイントを抑えたうえで、来年の本格的な利用に備える必要があるのではないでしょうか。

1.マイナンバーの利用履歴

マイナンバーは利用した際に履歴を残すことが義務となっており、社会保険や法定調書作成、提出をした際に利用した履歴を残す仕組みが必要となります。紙への記録、またEXCEL、システム等を活用した管理とするのか決めておく必要があります。

(システム活用)
利用履歴を残す際、従業員数が少ない企業は、紙による管理で問題ないかもしれません。しかし、従業員が多い企業となると、利用履歴はシステムを活用したほうが、業務効率の面からも良いのではないでしょうか。

マイナンバー管理システムは、クラウドとオンプレミス対応がありますが、通常社会保険手続、または給与のシステム等と連動し、利用(社会保険や法定調書作成、提出)をした際に連動し、利用履歴を残す仕組みになります。もし、マイナンバーを利用するシステムと、マイナンバーを管理するシステムの連動性がない場合は、作業工数が増えることになります。従業員が多い企業はシステム会社に確認したほうが良いでしょう。

2.給与支払報告書の一斉付番

年末調整の業務として1月31日に提出する書類の中に、給与支払報告書があります。給与支払報告書は、退職者も含め全員分を市町村に提出することになっていますが、平成29年1月からはマイナンバーを付番しなければなりません。もちろん、扶養家族の分も含めますので一斉付番の作業を毎年行うことになります。これらの業務を考慮した上で、システム等の選定を行う必要があります。

(システム活用)
現在、税理士事務所では一般的になりましたが、eLTAXが出来るシステムをご存知でしょうか。一般企業向けには法定調書作成システムはあまり普及してないようでしたが、昨年から既存のシステム(法定調書奉行、年調・法定調書の達人ほか)は問合せがかなり増えているようです。このようなシステム活用は、従業員規模が大きい企業は絶対に必要になってきます。

年末調整を税理士事務所にアウトソーシングしている企業は、税理士事務所にeLTAXによる申告をお願いすれば良いのでないでしょうか。

3.電子申請の積極活用

税分野においては、国税電子申告・納税システムが「e-Tax」、また地方税ポータルシステムが「eLTAX」と言います。また社会保険・労働保険関連の電子申請システムが「e-Gov」と言います。

現在、申請書を紙ベースで活用されているのであれば、マイナンバーの付番を期にこれらの電子申請、電子申告のシステムを導入したほうが、セキュリティー上も安全ですし、規模が大きい企業においては、合理的に作業ができるものと思われます。

(システム活用)
e-GovAPI連携対応のシステムは今年、システム会社のリリースが各社出揃うと思いますが、平成29年から開始される厚生年金、健康保険等の手続きが開始されるまでに選定をしたほうが良いでしょう。おそらく、給与システムに実装されるため、給与システムを使っているところはそのままバージョンアップを待つところも多いかと思います。

給与システムだけを見ると、それほど変わらないのかもしれませんが、上記1、2も踏まえたうえで、全てのシステム選定を行うことが賢明でしょう。


【コラム執筆者】
三浦社労士マイナンバー推進協議会 特別会員
クロスフィールズ人財研究所
所長 三浦 修


 

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