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企業担当者が知っておきたいマイナンバー取り扱いの4つのポイント

マイナンバーを確認する女性

平成28年1月より、マイナンバー制度の本格的な運用がはじまります。マイナンバーを利用することで個人を識別することが容易になりますので、公的な手続きの簡略化やサービスの充実などが期待されています。

しかし、マイナンバーには多くの個人情報が集約されることになりますから、取り扱い方を間違えると取り返しのつかないことになる可能性もあります。

そこで、今回は今のうちからマイナンバーの取り扱い上の知っておきたい4つのポイントをご紹介いたします。これらのポインを企業担当者の方は、しっかりと押さえておくようにしましょう。

マイナンバーステーション

1.目的外利用の禁止

便利なマイナンバーですが、法律や条令によって定められた目的にしか利用できないことになっています。

利用範囲は社会保障・税・災害対策

制度スタートと同時にマイナンバーが適用されるのは、社会保障と税制と災害対策という3つの分野に関する手続きのみです。いかなる事情があっても、これ以外の目的でマイナンバーを使うことは認められていません。

たとえば、従業員の管理や顧客管理などにマイナンバーを利用したくなることもあるかもしれませんが、これは禁止です。

利用目的をあらかじめ通知する義務

業務上他人のマイナンバーを取得する場合には、先にしっかりと利用目的を伝えておかなければいけません。たとえ認められている分野での利用だったとしても、通知した内容と違う目的への転用は禁止です。あとから別の用途にも利用する必要が出たときは、その都度あらためて利用目的を追加した旨を通知しましょう。

本人の同意の有無は無関係

これらのルールは、本人の同意の有無とは一切関係なく適用されます。同意があったとしても、目的外での利用は絶対にNGです。これには、立場上逆らえないような相手からの同意の強要を防ぐという意味もあります。

 

2. 提供の求めの制限

企業が税務上の手続きをする際などには、従業員のマイナンバーを記載する必要があります。そのため、他人のマイナンバーを提供してもらうよう要請しなければならない場面も今後出てくるはずです。

しかし、重大な個人情報の集積体であるマイナンバーは、正当な理由なくして提供を求めてはいけないことになっています。

実務担当者以外が提供を求めないこと

勤務先や取引先などにマイナンバーを提供するというケースは少なくありません。ただしこの場合も、実際にマイナンバーを取り扱う担当者以外に番号を教える必要はありません。立場を利用して不当にマイナンバーの提供を求めることは重大な違反ですし、求められた側も提供を拒絶しなければなりません。

個人情報ファイルの提供も禁止

マイナンバーを取り扱う担当者に対して、上司が個人情報ファイルの提供を求めてくることもあるかもしれません。しかし、これも重大な法律違反となります。また、職務上知り得た特定個人情報を漏洩したり盗用したりすると、提供した側にも重い罰則が待っています。

 

3. 本人確認の措置

マイナンバー制度を導入することによって懸念されているトラブルのひとつに、「他人によるなりすまし」というものがあります。海外では実際になりすましの被害が頻発しているため、日本のマイナンバー制度では、本人確認を徹底するよう義務づけられています。

番号だけで身元確認は認めない

マイナンバーを利用して身元確認をする際には、「番号確認」と「本人確認」をセットで行わなければいけません。番号だけでは身元確認書類としは認められない法律になっています。

本人確認は念には念を入れて実施しましょう。戸籍謄本や運転免許証など、公的な本人確認書類を2種類以上照合することが求められます。

個人番号カードは1枚でOK

例外はマイナンバーの個人番号カードです。個人番号にはマイナンバーも顔写真も氏名も生年月日もすべて記載されていますから、1枚だけで身分証明書として利用することができます。

もっとも、個人番号カードを交付する際の身元確認が不十分だと、かえってなりすましの温床となるリスクもありますので、役所の本人確認が適切かどうか国民がチェックする仕組みも今後必要となるかもしれません。

 

4. 情報の安全管理

マイナンバーの最大のメリットであり最大のリスクでもあるのが、たくさんの個人情報がひとつの番号に紐付けされているという点です。国や地方自治体が個人情報を参照したり追跡したりする上では非常に便利だといえますが、その反面、もしマイナンバーが漏洩してしまったら多くの情報が洩れてしまうということにも繋がります。

そこで、マイナンバーを取り扱う場合には情報の安全管理措置も求められます。

4種類の安全管理措置

マイナンバーのガイドラインでは、情報漏洩の要因ごとに次の4種類の安全管理措置が規定されています。

組織的安全措置

組織全体としての安全措置のことです。個人番号の取り扱い担当者を明確にした上で、それ以外の従業員が関わらないような仕組みを構築する必要があります。

人的安全措置

人的ミスを防ぐための安全措置です。実務担当者に対して研修をしっかりと行い、マイナンバーの取り扱い方を教育しておく必要があります。

物理的安全措置

情報は物理的要因から洩れることも少なくありません。マイナンバー関連の事務を別室で行ったり、関連書類を担当者以外がわからないところに保管するといった対策が考えられます。

技術的安全措置

セキュリティ対策といったときに最も思い浮かべやすいのがこれでしょう。データへのアクセス制限や、外部からの不正アクセス対策を徹底することがここに当てはまります。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。ここまでに挙げてきた4つのポイントは、マイナンバーを取り扱う企業や担当者であれば絶対に押さえておかなければならないものばかりです。もし理解が不十分だったとしたら、運用開始までにしっかりと勉強しておかなければいけません。

なにせ、マイナンバーの取り扱いを適切に行うことは、個人情報保護の観点から重要なのはもちろんのこと、企業の信用にも関わってくる部分だといえるからです。これからの時代、個人情報を守れないような企業は取引先からの信頼も失うことになるでしょう。

幸いまだ制度開始までに時間はありますので、企業内の研修や勉強会にも今から力を入れておくとよいのではないでしょうか。

マイナンバーステーション

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