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社労士が知っておきたいマイナンバーの管理と保管

パソコンでマイナンバー保管

マイナンバーは絶対に外部に漏えいさせてはいけない情報です。漏えい時のリスクは非常に大きく、罰則も重くなっていますから、管理・保管には充分に気を遣わなければいけません。

一方で、それだけ慎重に取り扱わなければならない情報であるにも関わらず、実際の業務においてはたくさんのマイナンバーが飛び交うことになるでしょう。このアンバランスさが、社労士の皆様にとってマイナンバーの管理を難しくしている原因だといえます。

ここでは、社労士の視点から見たときのマイナンバーの管理・保管について、そのポイントを解説いたします。

1. マイナンバーとセキュリティ

マイナンバーを扱う際には、国の定めたガイドラインによって4種類の安全管理措置を実施することが義務づけられています。

機密情報の漏えいの大半は、組織的対策の不備、人的ミス、物理的脆弱性、技術的脆弱性のいずれかの要因によって発生しますので、それぞれのリスクをひとつひとつ潰しておく必要があります。

4種類の安全管理措置について

組織的安全措置

組織全体として取り組むべき安全措置のことです。取り扱い担当者を明確に決めておくことや、それ以外の人間がマイナンバーのデータに触らないような仕組みを構築する必要があります。

人的安全措置

人的ミスを未然に防ぐための安全措置です。事務所内の実務担当者に対して研修をしっかりと行い、マイナンバーの取り扱い方やルールを教育しておく必要があります。

物理的安全措置

物理的に情報が奪われることを防ぐための措置です。たとえば、マイナンバー関連の事務を別室で行うことや、関連書類の保管場所を鍵つきにするといった対策が考えられます。事務所内での保管方法を見直しましょう。

技術的安全措置

現代の情報漏えいは多くが技術的脆弱性につけ込まれる形で実行されます。アクセス権限を限定することによってセキュリティを強化したり、ウイルス対策や不正アクセス対策を徹底することで対応ができます。

社労士事務所に多く見らてれる紙での保管は、マイナンバーの管理に適していません。しかし上記からわかるようにパソコン内で情報を保管することも危険といわれています。

 

2. マイナンバーの保管

社会保障関連の手続きでは、企業は従業員のみならずその扶養家族のマイナンバーまでもを扱うこととなります。企業の規模によっては、膨大な量の個人情報を保管しなければいけません。社労士の皆様は、その業務を顧問先の企業から委託される可能性が大いにあります。

上記で説明した4つの安全管理措置に対応した保管方法をとらないと、漏えいリスクがあります。万が一漏えいや紛失ということがあると、社労士事務所への責任が取らされるだけでなく、顧問先である企業にも罰則が生じる可能性があります。

企業からの信頼を勝ち取るためには、社労士事務所として万全の対策を備えておきましょう。

原則的には利用するごとに取得しなければならない

マイナンバーを利用することができるのは、はきわめて限定的な用途についてのみです。そして、一度その目的が達成されたら速やかに個人情報は廃棄するのが大原則です。

その後、再度同じ人のマイナンバーを利用する必要が生じた場合には、あらためて提供を求めなければいけません。

継続的な雇用関係にある場合のみ保管が許される

ただし、継続的な雇用関係にある従業員の場合は別です。その従業員に関する社会保障関連事務や税務処理は毎年必ず行うものですので、雇用関係が続いているうちはマイナンバーも継続して保管することが許されています。

退職者のマイナンバーについて

雇用関係にあった従業員が退職した場合には、速やかに退職者のマイナンバーを廃棄する必要があります。ただし、年度の途中での退職の場合など、その後まだ事務処理にマイナンバーを利用することが想定されている場合には、必要な事務が完了するまで保管し続けても問題ありません。最長で退職後7年間は保管が許可されます。

 

3. 廃棄システムを準備しておく

機密情報を管理するにあたっては、保管よりも廃棄のほうに手間やコストがかかるということも少なくありません。民間事業者においては、すべてのマイナンバー情報はいつか廃棄しなければなりませんから、あらかじめスムーズに情報の廃棄ができるシステムを整えておくとよいでしょう。

廃棄しやすいような情報整理を

デジタルのデータに関しては抽出すれば簡単に行えますが、紙の書類の場合は整理に手間がかかってしまいます。
効率的に廃棄するためには、書類を作成年度ではなく退職年ごとに保管するようにしておくと便利ですし、万一再び必要になったときもすぐに取り出すことができるでしょう。

マイナンバー部分さえ復元不可能にすればよい

マイナンバー法で廃棄期限が規定されているのは、あくまでも個人番号に関連する特定個人情報だけです。そのため、マイナンバーが記載された部分さえ破棄すれば、実はそれ以外の記録の保管は禁止されていません。

たとえば従業員の情報をまとめた書類であれば、マイナンバーの部分だけ切り取ってシュレッダーにかけたり、復元できないようなマスキング処理を施したりなどすれば、残りの部分は自由に扱うことができます。

まとめ

平成28年1月にマイナンバー制度がスタートすると、今後社労士が取り扱わなければならない個人情報は爆発的に増えることが予想されます。マイナンバーは従来のどのような個人情報よりも扱いの難しいデータですが、だからこそ、上手に管理することで業務の効率はどこまでも向上するはずです。

安全管理措置の徹底と保管期限の遵守と廃棄の効率化。この3つのポイントを押さえておくだけでも、マイナンバーの取り扱いはぐっと簡単になるはずです。

一般社団法人マイナンバー推進協議会では、マイナンバーの保管方法に最適なシステムを推奨しております。詳しくは、マイナンバー推進協議会推奨クラウド型管理システム「マイナンバーステーションPro専用サイト」をご覧ください。

社労士向けマイナンバー対策の秘訣!

「マイナンバーの対策は万全ですか?」では、マイナンバー対策にかかせない以下の5つのツールを無料でダウンロードすることが可能です。

  1. 企業提案向けマイナンバー制度対策工程表
  2. 個人番号利用開始までの流れ
  3. 組織図ひな形
  4. 利用目的明示の書類ひな形
  5. 個人番号回収のフロー

これらのツールを活用して事務所内でしっかりとマイナンバー対策を講じ、制度開始後の管理・運用に備えましょう。

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